🧨 SAPocalypsis Now Episodio 14

Laura llevaba casi seis años trabajando en Nortec Components, una empresa industrial de tamaño medio situada en las afueras de una ciudad que no salía en los periódicos, pero de la que dependían cientos de familias. No era una multinacional, no tenía colchones infinitos ni presupuestos elásticos. Era una empresa seria, bien gestionada, donde cada decisión contaba y cada error se notaba.

El corazón de Nortec era su fábrica. Y el corazón de la fábrica eran unos componentes metálicos muy concretos que llegaban, cada mes, desde China. Sin ellos, nada funcionaba. Ni líneas de montaje, ni entregas a clientes, ni facturación. Todo estaba medido al milímetro.

Laura era consultora funcional de SAP MM. No estaba sola en el departamento de IT, pero sí era la única que entendía de verdad el proceso completo de compras internacionales: pedidos, proveedores extranjeros, logística, aduanas, integración con Finanzas. Cuando había un problema, el problema acababa en su mesa. Siempre.

Era buena en su trabajo. Muy buena. Precisamente por eso, le caía más trabajo del que debería. Cada cambio “pequeño”, cada ajuste “rápido”, cada “solo es un momento”, terminaba en su lista de tareas. Y esa lista llevaba meses creciendo sin control.

Era finales de verano. Una de esas épocas engañosas en las que parece que todo está tranquilo, pero en realidad el sistema está cargándose de tensión para el último trimestre del año. Cambios regulatorios, revisiones de proveedores, presión para reducir costes. Todo junto.

Fue entonces cuando llegó el correo del proveedor chino.

No era alarmante. No tenía mayúsculas. No decía URGENTE. Explicaba que, por un cambio en la composición interna del producto —un ajuste técnico, una mejora de calidad— la descripción había variado ligeramente. El uso final seguía siendo el mismo. La función, idéntica. Solo cambiaba un detalle interno.

Laura lo leyó mientras esperaba a que empezara una reunión que iba tarde. Lo entendió como lo que parecía: algo que había que reflejar en SAP para que los documentos estuvieran alineados. Nada más.

Abrió el sistema casi sin pensar. Entró al dato maestro del material. Vio el código arancelario actual, ese número que define ante aduanas qué es exactamente lo que estás importando y cuánto debes pagar por ello. Sabía que, técnicamente, con la nueva descripción ya no encajaba del todo. No estaba mal, pero tampoco era perfecto.

Buscó otro código. Encontró uno muy similar. La descripción coincidía casi por completo. Era tentador. Demasiado.

Pensó en consultar con un agente de aduanas. Pensó en enviar un correo. Pensó en dejarlo pendiente. Pero también pensó en todo lo que tenía encima, en las urgencias que sí gritaban, en los problemas que sí paraban el negocio de inmediato.

—Esto lo reviso luego con calma —se dijo.

Cambió el código. Guardó. SAP aceptó el dato sin ninguna advertencia. Como siempre.

El sistema no tiene una ventana emergente que diga:
“Este campo puede detener una fábrica dentro de un mes.”

Y ahí quedó.
Silencioso.
Correcto para SAP.
Invisible para Laura.

No lo apuntó en ningún sitio. No porque fuera descuidada, sino porque su cabeza ya estaba en la siguiente tarea. En la siguiente reunión. En el siguiente incendio pequeño que apagar.

Y el sistema siguió funcionando……

Durante semanas, todo fue normal.

Los pedidos se creaban.
Las mercancías salían del puerto de origen.
Los documentos llegaban a aduanas.

Nada fallaba. Nada alertaba. Nada pedía atención.

Ese es el verdadero terror de SAP: cuando todo parece ir bien.

Hasta que, una mañana cualquiera, Sergio, el responsable de logística, llamó a Laura. No gritaba. No estaba alterado. Eso fue lo que la inquietó.

—Tenemos un problema con un envío —dijo—. Aduanas lo ha retenido.

Laura frunció el ceño. Retenciones había habido otras veces. Faltaba un papel, una firma, una fecha.

—¿Qué envío?
—El de China. El grande.

Algo se removió dentro de ella. Una sensación incómoda, difusa. Como cuando sabes que has olvidado algo importante, pero no recuerdas qué.

En la reunión de emergencia, las palabras empezaron a caer como golpes secos:

arancel incorrecto.
discrepancia.
expediente.

Laura abrió SAP con manos que ya no estaban del todo firmes. Buscó el material. Miró el código arancelario.

Y entonces lo recordó.

No como un dato.
Como una escena.

El correo del proveedor.
La reunión que iba tarde.
La decisión rápida.
La frase: “luego lo reviso”.

Ese código no estaba ahí antes.
Lo había puesto ella.

El mundo siguió hablando, pero para Laura todo se volvió más lento. Aduanas confirmaba que el código declarado implicaba un arancel distinto, más alto. No era ilegal. No era fraude. Pero significaba multa, retención y retrasos.

Producción avisó: sin ese material, la línea se paraba en 48 horas.

Finanzas empezó a calcular el impacto. No era una cifra que fuera a hundir la empresa, pero dolía. Multa administrativa. Costes adicionales. Penalizaciones. Días de producción parada.

Todo por un número.
Todo por un campo que SAP nunca cuestionó.

Los días siguientes fueron un infierno silencioso.

Reuniones con aduanas.
Llamadas con el proveedor.
Consultas a expertos externos.

Laura apenas dormía. No porque nadie la señalara directamente, sino porque ella misma sabía exactamente cuándo había empezado todo. Sabía que no fue una mala decisión técnica. Fue una decisión humana, tomada en un contexto de exceso de trabajo y presión constante.

La solución llegó pagando.
Reclasificación correcta.
Diferencia de arancel.
Multa.

Cuando Aduanas cerró el expediente, el impacto ya no era una sensación, sino una cifra concreta. La reclasificación del código arancelario implicó el pago de la diferencia de derechos arancelarios, un recargo por declaración incorrecta y los costes de almacenaje en depósito aduanero acumulados durante los días de retención. A eso se sumaron los gastos logísticos derivados de tener más de cuarenta toneladas de material inmovilizadas en puerto, con contenedores facturando cada jornada adicional como si el tiempo fuera dinero, porque lo era. En total, el desvío económico superó los 18.000 euros, una cantidad que no comprometía la supervivencia de Nortec Components, pero sí golpeaba de lleno un presupuesto ajustado, recordando a todos que en comercio internacional los errores no se corrigen con un transporte… se pagan en efectivo.

La mercancía se liberó.
Producción volvió a arrancar.
La empresa siguió.

SAP se corrigió. Se documentó el cambio. Se estableció un procedimiento nuevo: ningún cambio de código arancelario sin validación externa y registro formal.

Demasiado tarde para evitar el susto.
A tiempo para aprender.

📚 Moraleja

En SAP, algunos campos parecen pequeños.
Pero hablan con el mundo exterior.

Un código arancelario no es un dato técnico.
Es una declaración legal.

Y el verdadero terror no es equivocarte…
es olvidar que ese dato existe
hasta que el error ya no está en el sistema,
sino detenido en un puerto,
con toda una empresa esperando detrás.

Porque SAP no te avisa.
Solo ejecuta.