🧨 SAPocalypsis Now Episodio 13

Cuando todo empezó, Álvaro no estaba preocupado.
Eso fue lo más peligroso.

Álvaro era consultor funcional de SAP MM en una empresa pequeña, de esas donde todo el mundo se conoce, donde no hay departamentos gigantes ni presupuestos infinitos, y donde cada euro gastado tiene nombre y apellido. Llevaba el módulo con cuidado, con mimo, sabiendo que no había margen para grandes errores. Pero también sabía que había cosas que se hacían “como siempre”, sin demasiado debate.

La reunión en la que nació el problema duró menos de veinte minutos. Recursos Humanos necesitaba un pedido marco, un pedido límite, para cubrir gastos recurrentes: selección de personal, formación externa, algún proveedor puntual. Nada extraordinario. Algo habitual. Algo que, en teoría, simplificaba la vida a todos.

—Ponemos un pedido límite y así no tenemos que estar aprobando cada factura —dijo alguien de RRHH, cansado ya de papeleo.

—Mientras esté dentro del presupuesto, perfecto —respondió Finanzas, casi por reflejo.

Álvaro tomó nota. Era su trabajo. Sabía perfectamente qué era un pedido límite en SAP MM: un pedido especial que no está ligado a una cantidad exacta de materiales, sino a un importe máximo, una bolsa de dinero de la que se va tirando poco a poco. El sistema permite imputar facturas hasta que se alcanza ese límite. Ni más ni menos.

—¿Qué importe ponemos? —preguntó.

—Unos veinte mil debería sobrar —respondió alguien, sin levantar la vista del portátil.

Álvaro asintió. Nadie corrigió la cifra. Nadie preguntó si eran dos mil o veinte mil. Nadie dijo “espera, confirma eso”. Porque la reunión ya iba justa de tiempo y porque, en el fondo, todos pensaban que alguien más lo tenía claro.

Cuando volvió a su mesa, Álvaro abrió SAP, creó el pedido marco y escribió 20.000. No por irresponsabilidad. No por dejadez. Simplemente porque eso fue lo que entendió. Guardó. SAP aceptó el pedido sin ninguna advertencia. Como siempre.

Y ahí quedó.
Silencioso.
Perfecto.
Esperando.

Las primeras semanas fueron tranquilas. Demasiado tranquilas.

RRHH empezó a usar el pedido. Un proveedor de selección aquí. Una formación allá. Un apoyo puntual para un proceso urgente. Todo entraba. Todo pasaba. Todo se contabilizaba correctamente. Cada factura encontraba su pedido. Cada gasto quedaba registrado.

Desde RRHH nadie sentía que estuviera gastando de más. Cada solicitud tenía sentido por separado. Cada gasto estaba justificado. Y, sobre todo, SAP no decía que no.

Ese fue el segundo error.
Pensar que el sistema piensa.

Porque un pedido límite no avisa. No lanza alertas visibles al usuario. No muestra el total consumido a cada persona que lo usa. SAP solo responde a una pregunta muy simple:
¿queda importe disponible?
Sí o no.

Y durante semanas, la respuesta fue siempre sí.

RRHH empezó a asumir que había más presupuesto del habitual. Nadie lo dijo explícitamente, pero se respiraba. “Este año vamos mejor”, pensaban. “Por fin hay margen”. Y cuando el dinero no es tuyo directamente, cuando no sale de tu bolsillo ni de tu cuenta, el límite mental se difumina.

Un proveedor más.
Otra formación.
Una urgencia.

Poco a poco.

El terror empezó un martes por la mañana, cuando Lucía, la responsable financiera, abrió su Excel mensual. No buscaba problemas. Solo hacía su trabajo. Revisar desviaciones. Controlar gastos. Asegurarse de que todo estaba más o menos donde debía.

Filtró por centro de coste: RRHH.

Frunció el ceño.

Volvió a ejecutar el informe.

Algo no cuadraba. El gasto estaba por encima de lo previsto. Bastante por encima. No una pequeña desviación. No un redondeo. Miles de euros.

Abrió el detalle.
Factura a factura.
Proveedor a proveedor.

Todo tenía pedido.
Todo estaba aprobado.
Todo era correcto… técnicamente.

Cuando abrió el pedido marco y vio el límite, sintió ese frío seco que solo aparece cuando entiendes que el problema no es un error puntual, sino una decisión mal tomada tiempo atrás.

20.000.

El presupuesto real era 2.000.

Habían gastado 7.000 euros de más.

Para una multinacional eso no sería nada.
Para esa empresa, era un golpe.
No devastador.
Pero sí doloroso.
De esos que se recuerdan.

La reunión de urgencia fue incómoda desde el primer minuto.

Finanzas miraba a RRHH.
RRHH miraba a Finanzas.
Todos miraban a Álvaro.

—¿Cómo ha podido pasar esto? —preguntó alguien, con un tono que no buscaba respuesta, sino culpables.

RRHH se defendía como podía.

—Si SAP nos dejaba imputar, entendimos que había presupuesto…
—Cada gasto estaba justificado…
—Nadie nos dijo que el límite fuera tan bajo…

Finanzas replicaba.

—El presupuesto estaba definido desde principio de año…
—No se puede asumir que “si el sistema deja, está bien”…
—Esto había que controlarlo…

Álvaro sentía el nudo en el estómago crecer. No había mala fe. No había negligencia clara. Solo falta de comunicación, suposiciones, silencios.

Intentaron arreglarlo.

Llamaron a proveedores.
Negociaron.
Pidieron dividir facturas.
Aplazar pagos.

Algunos accedieron. Otros no. El servicio ya estaba hecho. El gasto, consumado.

SAP no tiene botón de “deshacer presupuesto”.

Cuando todo terminó, el pedido se cerró. Se redefinieron límites. Se establecieron controles. Se decidió que los pedidos límite tendrían revisiones periódicas. Todo lo que se hace después de aprender por las malas.

Álvaro tardó días en dormir tranquilo. No por miedo a perder el trabajo. Sino por esa sensación amarga de saber que todo había empezado por una frase mal entendida y una cifra no confirmada.

📚 Moralejas

Un pedido límite en SAP MM no es una comodidad.
Es una puerta abierta al gasto.

Y cuando el dinero no es tuyo, cuando se diluye entre departamentos y procesos, el final llega más rápido de lo que nadie espera.

No hace falta un error enorme.
A veces basta con confundir 2.000 con 20.000.

Porque en SAP, el verdadero terror no es gastar millones…
es gastar 7.000 euros de más
y darte cuenta de que nadie estaba mirando
hasta que ya era demasiado tarde.